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2023/11/02
- その他
新入社員にはビジネスメールの研修が必要｜理由と方法について
新入社員には、ビジネスメールの研修が必要です。
しかし「デジタルネイティブ世代に対して研修が必要なのか」と疑問に感じる企業担当者も多いでしょう。
デジタルネイティブ世代だからこそ、新入社員にはビジネスメール研修の実施が必要です。
そこで本記事では、ビジネスメール研修が必要な理由と、方法について紹介します。
採用後の研修を検討するうえでの参考として、ぜひご覧ください。
新入社員にビジネスメール研修が必要な理由とは？
新入社員の採用後には、ビジネスメール研修が必要です。
ビジネスメール研修が必要とされる理由には、以下2つが挙げられます。
- ・業務を効率化するため
- ・相手に失礼がないようにするため
2つの理由について、それぞれチェックしてみましょう。
業務を効率化するため
ビジネスメールの研修が必要なのは、業務を効率化するためです。
新入社員はビジネスメールの送り方について、まったく知らない可能性があります。
基本的な文面の作り方や送り方がわからないと、無駄に悩む時間が生じてしまうかもしれません。
その無駄な時間をなくすために、基本を学ぶ必要があります。
特に、毎日のようにメールを送る必要性がある業務なら、研修は必須だといえるでしょう。
ビジネスメールでは、相手に情報を正しく伝えるのも大切です。
そのためにも、新入社員にはビジネスメールの研修を行うのが望ましいと考えられます。
相手に失礼がないようにするため
ビジネスメール研修が必要なのは、送信相手に失礼がないようにするためでもあります。
新入社員なら、ビジネスメールを送った経験がないという人も多いでしょう。
デジタルネイティブ世代が慣れ親しんでいるのは、LINEやSNSといったコミュニケーションツールです。
LINEやSNSなら、特にマナーを学ばなくても問題なく使えます。
しかし顧客や取引先に送るビジネスメールでは、マナーが必要です。
LINEやSNSのノリでビジネスメールを送ってしまうと、クレームにつながるおそれがあります。
そこで、相手に失礼がないようにするために、マナーを知らなくてはなりません。
会社のイメージを悪くしないためにも、ビジネスメール研修の実施を検討しましょう。
ビジネスメール研修の内容
ビジネスメール研修の実施にあたって、内容で悩む企業も多いのではないでしょうか。
次の内容が研修で押さえておきたい基本です。
- ・ビジネスメールの基本的な作り方
- ・敬語の一般的な知識
- ・社内メールの運用ルール
ビジネスメールを作成するにあたっては、作り方だけでなく、敬語の一般的な知識も必要です。
尊敬語と謙譲語を、うまく使いわけなくてはなりません。
さらに、社内メールの運用ルールについても研修で再確認しておく必要もあります。
社内メールの運用方法はマニュアル化しておき、新入社員以外も常に確認できる状態にしておくのも大切です。
また、連絡する内容によっては、メールではなく電話が望ましい場合もあります。
メールと電話の使いわけについても、あらかじめ研修で指導しておくのがおすすめです。
ビジネスメール研修の方法
ビジネスメール研修の方法についてもチェックしておきましょう。
研修方法として考えられるのは次の2つです。
- ・社内での研修
- ・外部による研修
方法についてもそれぞれ紹介します。
社内での研修
新入社員にビジネスメールの基本を教えるのなら、社内で研修を行う方法があります。
次のタイミングで研修を組み込むのもおすすめの方法です。
- ・内定者研修
- ・新入社員研修
ただし、個別に時間を取るのが難しいという企業も多いでしょう。
その場合は、OJTとして、上司や先輩が実務を通じて実践的にビジネスメールの送り方を教える方法もあります。
外部による研修
社内に適切な指導役がいない場合や、業務が忙しくて研修の準備が難しいなら、外部による研修を活用する方法もあります。
研修のプロによる指導を活用すると、短時間での知識習得につなげられるのがメリットです。
また、自社で研修の準備をする手間が省けるのも大きなメリットとして挙げられます。
「効率よく研修を実施したい」と考えるなら、ぜひ外部による研修も検討してみてください。
新入社員にはビジネスメール研修が必要
卒業したばかりの新入社員は、ビジネスメールのマナーについて、まったく知らない可能性が高いでしょう。
LINEやSNSとビジネスメールでは、大きく違います。
基本を知らずにビジネスメールを作成すると、時間がかかったり、内容がクレームにつながったりするかもしれません。
そんな事態を避けるためにも実施しておきたいのが、新入社員に対するビジネスメール研修です。
業務効率化やクレーム回避のためにも、ぜひビジネスメール研修を実施してみましょう。
弊社では、新入社員を始め、役職やスキルなどに合わせた各種研修をご用意しております。
新入社員に対するビジネスメール研修をお考えでしたら、ぜひ弊社までご相談ください。